検品指示書の作り方｜中国倉庫に伝える対象数・手順・写真記録

中国の倉庫へ検品を依頼するとき、商品写真と「外観を確認してください」というメッセージだけでは、担当者ごとに確認範囲や判断が変わることがあります。検品を同じ手順で再現するには、対象商品、対象数、確認方法、合否の参照資料、記録方法、不良時の処置を一つの指示にまとめる必要があります。

本記事では、日本企業が中国倉庫へ渡す検品指示書の作り方を、実際に作業できる順序で整理します。入庫から報告・出荷までの全体像は、深センの倉庫検品の依頼方法をご参照ください。

検品指示書と検品基準書は役割を分ける

検品指示書は、倉庫が今回の入庫品に対して「何を、何点、どの順番で行うか」を伝える作業文書です。一方、検品基準書は、傷、色差、寸法差、機能不良などを「どの状態なら合格・不合格とするか」を定義する判断文書です。

不良区分や許容差そのものを作る場合は、既存の中国OEMの検品基準書で整理しています。本記事は、その基準を今回の倉庫作業へ落とし込む指示書に焦点を当てます。

最初のページで案件と適用版を特定する

指示書の本文が正しくても、別の商品や旧仕様へ適用されれば誤検品になります。最初のページには、作業担当者が現物と照合できる識別情報をまとめます。

• 案件名、PO番号、発注日、依頼会社名
• 商品名、品番、SKU、色、サイズ、仕様違い
• 工場名または入庫元、入庫予定日、入庫便、箱番号
• 予定数量とSKU別数量、分納時の累計数量
• 指示書の版番号、発行日、作成者、承認者
• 参照する仕様書・基準書・梱包書・見本の版番号
• 希望完了日、報告先、出荷保留・承認の担当者

ファイル名を「最新版」とするだけでは、更新後も旧ファイルが残ります。たとえば「INS-商品コード-Rev03」のように版番号を付け、本文にも同じ番号を表示します。

SKU・ロット・入庫便を作業単位にする

総数量だけでは、どのSKUを何点確認したか追跡できません。色、サイズ、仕様版、工場、ロットまたは入庫便によって状態が異なる可能性がある場合は、管理単位を分けます。

多品番や分納の管理は、多品番・分納商品の倉庫検品でも具体的に説明しています。

検品項目は七つの欄で一行ずつ書く

「外観検品」「機能確認」のような項目名だけでは、作業者は同じ手順を再現できません。各項目を、対象・数量・手順・基準・記録・処置まで一行でつなげます。

作業順序は現物の動きに合わせる

指示書の順序を、入庫、開梱、識別、検品、記録、仕分け、復元の流れに合わせると、確認漏れや二重作業を減らしやすくなります。

1. 外箱数、納品書、箱番号、外箱状態を確認する
2. 指定した箱から商品を取り出し、SKUと数量を照合する
3. 承認見本・仕様版・基準書が一致するか確認する
4. 指示書の項目順に外観、付属品、操作、測定等を行う
5. 検品数と結果をSKU・ロット別に記録する
6. 良品、不良、判断保留、未検品を混在させず区分する
7. 指定どおりに再包装し、箱別数量と状態を記録する

全数で確認する項目と抜き取りで確認する項目がある場合は、項目ごとに方式と対象数を記載します。方法選択の考え方は、全数検品と抜き取り検品の違いをご確認ください。

写真は「何の、どこを、どの番号で」残すか決める

写真枚数が多くても、商品と不良内容を特定できなければ判断資料になりません。指示書には撮影対象、構図、識別票、ファイル名を指定します。

• 商品全体：品番・SKU・現物番号を同じ画面に入れる
• 不良部位：位置が分かる全体写真と状態が分かる拡大写真を組にする
• 寸法・重量：測定位置と器具表示、数値が読める写真を残す
• 包装：開梱前、封入物、復元後、外箱表示を必要に応じて撮る
• ファイル名：案件、SKU、現物番号、項目、不良区分を紐づける

「代表写真のみ」「不良品すべて」「SKUごとに一組」など、必要な記録量も先に決めます。報告書の読み方は、中国倉庫の検品報告書で確認できます。

測定・簡易操作は条件まで固定する

寸法や機能は、測る位置、置き方、器具、単位、操作順で結果が変わることがあります。倉庫で対応可能な確認範囲を事前に確認し、専門設備が必要な試験や法令適合評価とは分けます。

倉庫での目視・簡易確認だけで、耐久性、安全性、材料特性、各種法令への適合を保証することはできません。必要な試験は、製品条件に応じて対応機関と方法を別途確認します。

開梱後の復元方法も検品指示に含める

検品が正しくても、個装、付属品、ラベル、内箱が元に戻らなければ販売や出荷に影響します。開梱前に復元条件を確認します。

• 個装袋、封緘シール、テープを再利用できるか
• 説明書、付属品、保証書を戻す位置と向き
• たたみ方、保護材、緩衝材、空気抜きの方法
• 個装ラベル、JAN、FNSKU等を貼る対象と位置
• 内箱・外箱の入数、アソート、箱番号、封緘方法
• 交換資材が必要な場合の支給・調達・承認方法

不明・不一致・不良が出たときの停止条件を決める

指示書にない状態が見つかったとき、現場判断で検品や手直しを続けると、対象範囲や費用、納期が変わる場合があります。作業を止めて確認する条件を先に書きます。

• 品番、数量、仕様版、見本が一致しない
• 指示書にない不良または判断できない差異がある
• 初期確認で同じ不良が複数見つかる
• 包装を元の状態へ戻せない、資材が不足している
• 測定器具や作業環境が指示条件を満たさない
• 追加検品、手直し、工場返送が必要になる

停止時は、対象SKU、現物番号、発見数量、代表写真、残り未検品数を報告し、日本側の指示を待つ形にします。不良品の隔離から再検品までの流れは、倉庫検品で不良が見つかった後の進め方をご参照ください。

変更は上書きせず、版番号と適用範囲を残す

検品中に写真や判定条件を追加する場合、チャットだけで伝えると、担当者や入庫便によって適用が分かれることがあります。変更を指示書へ反映し、変更履歴を残します。

旧版を削除するだけでなく、「使用停止」と分かる状態にし、倉庫側が受領した最新版を確認します。

本作業前に少数で手順を試す

新商品や複雑な包装では、最初から全数へ適用せず、少数を使って指示書どおりに作業できるか確認します。これは品質合格を保証するためではなく、手順の不足を見つけるための確認です。

1. 異なるSKUを含む少数の現物を選ぶ
2. 指示書だけを見て入庫照合から復元まで実施する
3. 判断に迷った文言、写真不足、必要時間を記録する
4. 報告書の形式で日本側が判断できるか確認する
5. 不足を修正し、版番号を上げて本作業へ移る

検品見積もりを取る段階でも、この試行結果があれば作業範囲を整理しやすくなります。費用条件の伝え方は、中国倉庫の検品見積もりをご確認ください。

そのまま使える検品指示書の構成

以下の構成を表計算や文書ファイルへ移し、案件に合わせて記入します。空欄は作業者が推測せず、「対象外」「未確定」「確認待ち」のいずれかを記載します。

送付前の最終チェックリスト

• □ 商品名、SKU、数量、入庫便が現物表示と照合できる
• □ 指示書と参照資料の版番号が一致している
• □ 項目ごとに全数・抜き取りと対象数が書かれている
• □ 手順、判定資料、記録、不良時処置が一行でつながっている
• □ 写真の構図、識別番号、ファイル名が決まっている
• □ 測定位置、器具、単位、許容差が明記されている
• □ 開梱後の復元・再包装方法が確認済みである
• □ 判断保留と作業停止の条件、連絡先が決まっている
• □ 変更履歴と最新版の受領確認方法がある
• □ 報告後、誰が出荷を承認するか決まっている

よくある質問

検品指示書は商品ごとに必要ですか？

共通工程は一つにまとめられますが、SKUや仕様によって確認項目、寸法、付属品、包装が異なる場合は差分表を作ります。同じ指示を適用できない商品を一つの欄へ混在させないことが重要です。

日本語の指示書だけで作業できますか？

対応言語は依頼先へ確認してください。文章だけに頼らず、商品番号、写真、図、測定位置、OK・NG例を併用し、作業開始前に理解確認を行います。翻訳後も数字、単位、品番、版番号が一致しているか確認します。

合否基準がまだ決まっていない項目はどう書きますか？

「現場判断」とせず、判断保留として写真と現物番号を報告するよう指示します。基準を追加したら版番号、適用範囲、すでに検品した商品の再確認要否を決めます。

写真は不良品だけ撮ればよいですか？

案件によります。作業対象を特定するための入庫・SKU写真、良品状態を示す写真、復元後の包装写真が必要な場合もあります。必要な証拠を項目ごとに指定してください。

検品指示書があれば品質問題を防げますか？

指示書は確認範囲と判断のばらつきを減らすための文書であり、不良ゼロや法令適合を保証するものではありません。工場工程管理、承認サンプル、必要な専門試験、検品後の判断と組み合わせます。

作業者が推測しない指示書にする

検品指示書は、情報を多く載せることより、現物を識別し、同じ手順を実行し、同じ形式で結果を返せることが重要です。対象、数量、手順、基準、記録、処置、版管理を一つにつなげ、判断できない状態も報告対象として定義します。

China2JPの中国倉庫の検品サービスへご相談いただく際は、商品写真、SKU別数量、確認項目、参考資料、入庫・出荷予定をお知らせください。商品と条件を確認し、対応可能な検品範囲、費用、日程をご案内します。